PRIVACY- EN COOKIEVERKLARING
Deze privacy- en cookieverklaring is van:
Stichting HDN / Platform HDN
Einsteinbaan 1
3439 NJ NIEUWEGEIN
030 605 33 44
In deze privacyverklaring leggen wij o.a. uit voor welk(e) doel(en) wij uw persoonsgegevens verzamelen en gebruiken. U kunt hieronder lezen waarom wij persoonsgegevens verwerken van prospects, leden, bestuurders, cursisten, deelnemers aan een opleiding, leveranciers, opdrachtnemers, bezoekers van onze website en overige relaties. Ook zullen wij aangeven hoe lang wij uw persoonsgegevens bewaren. Afhankelijk van uw hoedanigheid kunt u hieronder lezen wat op u van toepassing is.
Voor prospects (potentiële deelnemers aan het Platform HDN)
Wanneer u ons uw persoonsgegevens heeft verstrekt in verband met een mogelijk lidmaatschap zullen wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te informeren over de stichting en het lidmaatschap. Deze verwerking is noodzakelijk om u in staat te stellen een eventueel lidmaatschap met ons aan te gaan. Dit lidmaatschap zien wij als een ‘overeenkomst’ tussen u en de stichting in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Besluit u uiteindelijk geen lid te worden, dan verwijderen wij uw persoonsgegevens uiterlijk 2 jaar na het laatste contact met u.
Voor deelnemers
Aangaan en uitvoeren deelnemerschap
De persoonsgegevens die u ons verstrekt verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is om u als deelnemer in te schrijven en uitvoering te geven aan het deelnemerschap. Uiteraard informeren wij u over de stichting, het deelnemerschap, de activiteiten die wij organiseren en de voor u relevante brancheontwikkelingen. Verder gebruiken wij uw gegevens voor andere noodzakelijke aspecten van het deelnemerschap, zoals het in rekening brengen van de contributie.
Vermelding aangesloten bedrijven op website
Als u ons daar uw toestemming voor heeft gegeven bij het aangaan van het deelnemerschap, dan zullen wij uw bedrijfsgegevens op onze website opnemen. Op die manier kunnen potentiële klanten via onze website contact met u leggen.
Alle persoonsgegevens die wij verzamelen voor en gebruiken bij het uitvoeren van het lidmaatschap zullen wij bewaren tot 2 jaar na het waarin het lidmaatschap bij ons is geëindigd.
Commerciële mailingen
In onze nieuwsbrieven maken wij u attent op eventuele zaken en diensten van derden, die voor uw bedrijf van belang kunnen zijn. De mailingen kunnen dus een commerciële inhoud hebben. Voor verzending van mailingen met een commerciële inhoud vragen wij u vooraf uw toestemming. Iedere keer dat wij u zo’n mailing sturen, heeft u bovendien de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldlink onderaan iedere mailing. Voor het versturen van de nieuwsbrieven maken wij overigens gebruik van een nieuwsbrief mailing dienst. De persoonsgegevens die nodig zijn om u de nieuwsbrief toe te kunnen sturen worden daarom doorgegeven aan deze dienstverlener. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
Voor bestuursleden van de stichting
Een stichting heeft bestuursleden. Wij verzamelen en gebruiken de persoonsgegevens van onze bestuursleden om hen in staat te stellen hun functie uit te oefenen. De relatie tussen een bestuurder en de stichting zien wij als een ‘overeenkomst’ in de zin van de AVG. De verwerkingen die wij uitvoeren zijn noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren. Daarnaast gebruiken wij hun persoonsgegevens om hen als bestuurslid in het handelsregister te kunnen inschrijven en eventuele wijzigingen aan het handelsregister te kunnen doorgeven. Uw persoonsgegevens geven wij daarom door aan de Kamer van Koophandel. Wij zijn hiertoe wettelijk verplicht.
De persoonsgegevens van bestuurders zullen wij voor onbeperkte duur bewaren.
Voor cursisten of deelnemers aan een opleiding
Als u zich heeft aangemeld voor een cursus of opleiding, of uw werkgever heeft dat voor u gedaan, dan verzamelen en gebruiken wij uw persoonsgegevens om een certificaat of diploma op te kunnen maken voor u. Deze verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de cursusovereenkomst. Uw e-mailadres gebruiken wij om u deze privacyverklaring toe te kunnen sturen en zullen wij daarna verwijderen. Eventueel geven wij uw persoonsgegevens door aan de organisatie die de cursus of opleiding in onze opdracht verzorgt, zodat deze organisatie weet wie de cursus komt volgen en het certificaat of diploma kan opmaken. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
De persoonsgegevens van cursisten en deelnemers van opleidingen zullen wij voor onbeperkte duur bewaren.
Voor leveranciers en opdrachtnemers
De persoonsgegevens die leveranciers of opdrachtnemers ons verstrekken verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is om een eventuele overeenkomst met u te sluiten en uit te voeren. Bijvoorbeeld omdat u voor ons als spreker zult optreden bij een stichtingsevenement. Bent u een (potentiële) leverancier of andere opdrachtnemer dan zijn uw persoonsgegevens noodzakelijk voor de sluiting en uitvoering van de overeenkomst. Bij inkoop is dat nodig om u te kunnen laten weten aan welke specificaties of wensen een bepaalde zaak of dienst wat ons betreft dient te voldoen uw facturen te kunnen betalen en vlot en efficiënt met u te kunnen communiceren over andere aspecten van de opdracht/overeenkomst.
De persoonsgegevens van leveranciers en opdrachtnemers zullen wij bewaren voor de duur van 7 jaar na het einde van het boekjaar waarin de overeenkomst volledig is uitgevoerd. De termijn is dezelfde als de fiscale bewaartermijn.
Voor bezoekers van onze website
>Contactformulier
Op onze website kunt u een contactformulier invullen. De contactgegevens die u hier moet invullen gebruiken wij om u te informeren over de vereniging en het lidmaatschap, of om uw vraag te kunnen beantwoorden. Bij het verwerken van uw persoonsgegevens voor deze doelen hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn en u van de juiste informatie te voorzien.
De persoonsgegevens die u ons via het contactformulier verstrekt, bewaren wij tot uiterlijk één jaar na het laatste contact met u.
>Digitale nieuwsbrief
Daarnaast kunt u zich via onze website aanmelden voor de nieuwsbrief. In deze nieuwsbrief geven wij informatie over de stichting, het lidmaatschap, de relevante brancheontwikkelingen en maken wij u attent op eventuele zaken en diensten van derden, die voor uw bedrijf van belang kunnen zijn. Iedere keer dat wij u zo’n mailing sturen, heeft u de mogelijkheid ons te laten weten hier geen prijs meer op te stellen. Zie hiervoor de afmeldlink onderaan iedere mailing. Voor het versturen van de nieuwsbrieven maken wij overigens gebruik van een nieuwsbrief mailing dienst. De persoonsgegevens die nodig zijn om u de nieuwsbrief toe te kunnen sturen worden daarom doorgegeven aan deze dienstverlener. Bij deze doorgifte van uw gegevens hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde werkzaamheden uit te besteden aan derden.
>Cookies
Verder maakt onze website gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die tijdens het bezoek aan onze website op uw computer, tablet of smartphone worden geplaatst. In deze tekstbestanden wordt informatie opgeslagen die bij een later bezoek weer kan worden herkend door de website.
Met behulp van analytische cookies kunnen wij zien welke pagina’s worden bezocht en waarop wordt geklikt binnen onze website. Hiervoor maken wij gebruik van Google Analytics. De informatie die Google op deze manier verzamelt, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd.
Onze website maakt tot slot gebruik van tracking cookies indien u daar toestemming voor heeft gegeven. Dit doen wij om informatie te verzamelen over uw internetgedrag zodat wij u gericht aanbiedingen kunnen doen voor producten of diensten. U mag uw toestemming te allen tijde intrekken. Uw gegevens worden maximaal één jaar bewaard.
Voor overige relaties
Persoonsgegevens die overige relaties ons verstrekken verzamelen en gebruiken wij omdat dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen. Bent u een relatie van ons, dan gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te kunnen nemen voor doeleinden die in het belang zijn van onze stichting. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het bespreken van een eventuele samenwerking, het verstrekken en verkrijgen van informatie en het onderhouden van ons netwerk.
De stichting organiseert regelmatig evenementen die ook door bedrijven kunnen worden bezocht die geen lid zijn. Meld u zich hiervoor aan, dan zien wij dit als een overeenkomst in de zin van de AVG. Het verwerken van uw persoonsgegevens is dan noodzakelijk om deze overeenkomst met u uit te voeren (informeren over het evenement en communiceren over eventuele andere aspecten van de overeenkomst zoals eventuele kosten).
De persoonsgegevens van overige relaties bewaren wij tot uiterlijk één jaar na het laatste contact.
Voor alle personen van wie wij persoonsgegevens verwerken
Wij maken gebruik van de diensten van Microsoft (o.a. Windows en Office en de bijbehorende opslagmogelijkheden voor e-mails en andere bestanden). Microsoft Corporations Inc is gevestigd in de VS. Bij gebruik van haar diensten worden daarom persoonsgegevens doorgegeven aan de VS. Microsoft heeft een Privacy Shield certificaat. Daarmee is de bescherming van uw persoonsgegevens gewaarborgd.
Verder wordt de deelnemersadministratie van de stichting gevoerd door Koninklijke Metaalunie en maken wij gebruik van serverruimte van haar. Daarom worden persoonsgegevens aan Metaalunie doorgegeven. Bij deze doorgifte hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde diensten van derden af te nemen.
Onze website en e-mail worden gehost door een externe partij. Om die reden geven wij ook persoonsgegevens door aan deze partij(en). Bij de doorgifte van uw gegevens aan alle hiervoor genoemde partijen hebben wij een gerechtvaardigd belang, namelijk het belang om bepaalde diensten van derden af te nemen.
Uw rechten
U heeft het recht om ons te vragen om uw eigen persoonsgegevens te mogen inzien. Als daartoe aanleiding bestaat, kunt u ons ook verzoeken om aanvulling van uw persoonsgegevens of om het wijzigen van onjuistheden. Daarnaast heeft u het recht om te vragen om uw persoonsgegevens te wissen of het gebruik van uw persoonsgegevens te beperken. Ook kunt u bij ons bezwaar maken tegen het verzamelen en gebruiken van uw gegevens of een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Tot slot kunt u ons verzoeken om verkrijging van uw persoonsgegevens of overdracht van die gegevens aan een ander. Om uw rechten te kunnen uitoefenen kunt u zich wenden tot: Stichting HDN, Postbus 2600, 3430 GA NIEUWEGEIN, 030 6053344, info@hdn4food.com). Ook met vragen of voor meer informatie over het verzamelen en gebruiken van uw persoonsgegevens kunt u uiteraard contact met ons opnemen.
Deze privacyverklaring is gepubliceerd op: 20 juni 2018
PRIVACY AND COOKIE STATEMENT FOR SECTOR GROUPS (NOT LEGAL ENTITIES)
PRIVACY AND COOKIE STATEMENT
This privacy and cookie statement is of HDN (Hygienic Design Network)
Member of Koninklijke Metaalunie
Secretarial office: PO Box 2600, 3430 GA, Nieuwegein
Physical address: Einsteinbaan 1
3439 NJ Nieuwegein
Telephone number and e-mail address: +31 30 605 33 44
In this privacy statement, we explain, among other things, the purpose(s) for which we collect and use your personal data. Below you can read why we process personal data of (potential) members of the sector group, sector group committee members, volunteers, students, participants in courses, suppliers, contractors, persons who have a complaint about a product or service of an affiliated business, visitors to our website and other business relations. We will also indicate how long we store your personal data. You can read below what is applicable to you according to your capacity.
For potential members of the sector group
If you have provided us with your personal data in connection with possible membership, we will use your personal data to inform you about the sector group and the membership. This processing is necessary to enable you to take up a possible membership with us. We regard this membership as an ‘agreement’ within the meaning of the General Data Protection Regulation (GDPR).
Should you decide not to become a member, we will delete your personal data no later than 2 years after the last contact with you.
For members of the sector group
Taking up and implementing a membership
We collect and use the personal data you provide to us because this is necessary to register you as a member and implement the membership. Naturally, we will inform you about the sector group, the membership, the activities that we organise and the sector developments relevant to you. For the rest, we use your data for other necessary aspects of the membership, such as charging membership fees.
Sending the sector magazine
The membership includes our sector magazine N.A. Members are sent this magazine free of charge. In order to send it, we need to collect and use your personal data. This processing is necessary to implement the membership. Because our magazine is printed by an external party, we also transfer your personal data to the printer/publisher. We have a legitimate interest in this transfer, namely the interest of outsourcing certain activities to third parties.
Quality mark
We collect and use your personal data in order to communicate with you about the quality mark scheme that might apply to you. In the event of an audit by an external party in relation to the quality mark, we transfer your personal data to the business that performs the audit. This processing is necessary to implement the membership.
Listing of affiliated businesses on the website
If you gave us permission when you took up the membership, we will include your business details on our website. This enables potential clients to contact you via our website.
We will store all personal data that we collect and use for the implementation of the membership for up to 2 years after the association year in which the membership with us ended.
Technical help desk
Membership of our sector group includes the use by members of the technical help desk. This processing is also necessary to implement the membership. We therefore use your personal data so that we can answer your technical questions. We store personal data that we collect and use for technical support for up to one year after the last contact.
Commercial mailings
In our newsletters we draw your attention to any issues and services of third parties which could be relevant to your business. The mailings can therefore have commercial content. We ask your prior permission before we send mailings with commercial content. Every time we send you this kind of mailing, you have the option of informing us that you no longer wish to receive such mailings. See in this connection the opt-out link at the bottom of each mailing. In order to send the newsletters, we make use of a newsletter mailing service. The personal data required to send you the newsletter is therefore transferred to this service provider. We have a legitimate interest in this transfer of your data, namely the interest of outsourcing certain activities to third parties.
For committee members and volunteers of the sector group
The sector group has a sector group committee. We collect and use the personal data of our committee members to enable them to carry out their duties. We regard the relationship between a committee member and the sector group as an ‘agreement’ within the meaning of the GDPR. The processing we perform is necessary to perform the agreement.
If you are a volunteer for the sector group, we collect and use your personal data in order to communicate with you about the various aspects of your volunteer position. That is why this processing is necessary for entering into and performing this agreement.
We will store the personal data of committee members for the term of one year. For volunteers, this term is: one year.
For students or participants in a course
If you have registered for a course or training session, or your employer has done that for you, we will collect and use your personal data so we can draw up a certificate or diploma for you. This processing is necessary to perform the course agreement. We use your e-mail address so we can send you this privacy statement, and will then delete your e-mail address. If necessary, we transfer your personal data to the organisation that provides the course or training session on our behalf, so that this organisation knows who is going to follow the course and can draw up the certificate or diploma. We have a legitimate interest in this transfer, namely the interest of outsourcing certain activities to third parties.
We will store the personal data of students and participants in courses for the term of one year.
For suppliers and contractors
We will collect and use the personal data suppliers or contractors provide to us because this is necessary to conclude with you and perform a possible agreement. For example, because you will appear as a speaker for us at a sector group event. If you are a (potential) supplier or another contractor, your personal data is required for concluding and performing the agreement. In case of purchasing, this is necessary in order to be able to inform you what specifications or wishes certain goods or services should satisfy in our opinion, to be able to pay your invoices and to be able to communicate with you quickly and efficiently concerning other aspects of the order/agreement.
We will retain the personal data of suppliers and contractors for a term of 7 years after the end of the financial year in which the agreement was fully performed. The term is the same as the fiscal retention period.
For persons who have a complaint about a product or service of an affiliated business
The sector group has a procedure for persons who have a complaint about a product or service provided by one of the affiliated businesses. You can fill in a complaints form on our website. In order to be able to deal with, communicate about and settle the complaint, it is necessary for us to collect and use personal data, both of the person who submits the complaint and of the contact person at the affiliated business. If necessary, we will transfer your personal data to the party that must give an independent opinion on the service or goods delivered. The processing we perform is necessary to implement the complaints procedure (which we regard as an ‘agreement’ within the sense of the GDPR). We have a legitimate interest in the transfer of your data to an expert if necessary, namely the interest of outsourcing certain activities to third parties.
We will store the personal data of people who have submitted a complaint for the term of one year after the complaint has been settled.
For visitors to our website
>Contact form
You can fill in a contact form on our website. The contact details you need to enter here will be used by us to inform you about the association and the membership. They also allow us to answer your question. We have a legitimate interest in processing your personal data for these purposes, namely so that we can provide the best possible service to you and give you the correct information.
We store the personal data that you provide us with through the contact form for up to one year after the last contact with you.
>Digital newsletter
You can also register for the newsletter via our website. In this newsletter, we give information about the sector group, the membership and the relevant sector developments and draw your attention to any issues and services of third parties that could be relevant to your business. Every time we send you this kind of mailing, you have the option of informing us that you no longer wish to receive such mailings. See in this connection the opt-out link at the bottom of each mailing. In order to send the newsletters, we make use of a newsletter mailing service. The personal data required to send you the newsletter is therefore transferred to this service provider. We have a legitimate interest in this transfer of your data, namely the interest of outsourcing certain activities to third parties.
>Cookies
Our website uses cookies. Cookies are small text files that are placed on your computer, tablet or smartphone during the visit to our website. Information is stored in these text files that is later recognised again by the website during a subsequent visit.
We primarily place functional cookies. We do so in order to make our website work properly. This includes matters such as remembering your login details during your visit.
Analytical cookies allow us to see what pages are visited and what sections of our website receive clicks. We use Google Analytics for this purpose. The information collected by Google in this way is anonymised as much as possible.
Finally, our website uses tracking cookies if you have consented thereto. We do so to collect information about your internet behaviour so that we can present you with targeted offers of products or services. You have the right to withdraw your consent at any time. Your data is stored for at most one year.
For other business relations
We will collect and use the personal data other business relations provide to us because this is necessary in order to look after our legitimate interests. If you are a business relation of ours, we will use your data to be able to contact you for purposes that are in the interest of our sector group. This includes, for example, discussion of a possible collaboration, providing and obtaining information and maintenance of our network.
The sector group regularly holds events that can also be attended by businesses that are not members. If you register for such an event, we regard this as an ‘agreement’ within the meaning of the GDPR. Processing your personal data is in that case necessary for the performance of this agreement with you (providing information about the event and communicating about possible other aspects of the agreement, such as any costs).
We store the personal data of other business relations for up to one year after the last contact.
For all persons whose personal data we process
We use the services of Microsoft Office (including Windows and Office and the related storage facilities for e-mails and other files). Microsoft Corporations Inc. has its registered office in the US. When its services are used, personal data is therefore transferred to the US. Microsoft has a Privacy Shield certificate. This guarantees the security of your personal data.
Our website and e-mail are hosted by an external party. For that reason, we also transfer personal data to this party or these parties. We have a legitimate interest in the transfer of your data to Microsoft and to our website and e-mail host, namely the interest of purchasing certain services from third parties.
Your rights
You have the right to request to inspect your own personal data. If there is reason to do so, you may also request us to supplement your personal data or to correct inaccuracies. You also have the right to request that your personal data be deleted or that the use of your personal data be limited. You can also submit an objection to the collection and use of your personal data to us or submit a complaint to the Dutch Data Protection Authority. And finally, you have the right to request to obtain your personal data or that it is transferred to another party. In order to be able to exercise your rights, you can apply to: HDN – Einsteinbaan 1 – 3439 NJ – Nieuwegein – +31 30 605 3344 – hdn@metaalunie.nl. Naturally, you can contact us if you have questions or require further information concerning the collection and use of your personal data.
This privacy statement was published on: August 2018